5 Kiat Memimpin Secara Jarak Jauh dengan Berhasil 29 July 2020 – Posted in: Bagi Pengalaman, Ide, Inspirasi, Tips – Tags: , , , ,

Oleh: Betti Alisjahbana

Waktu bergulir begitu cepat. Ternyata Pandemi Covid-19 telah kita lalui hamper selama 5 bulan. Hampir selama itu pula sebagian dari kita bekerja dari rumah. 2 bulan yang lalu kami menayangkan artikel : “5 Kiat Produktif Bekerja dari Rumah”. Bagi yang belum melihat nya, kami mengundang Anda untuk melihatnya dan semoga berguna membuat Anda bekerja produktif dari rumah.

Kali ini kami ingin melengkapinya dengan 5 Kiat Memimpin Secara Jarak Jauh dengan Berhasil. Ada covid-19 atau tidak, kemampuan memimpin jarak jauh sangat penting, sebab dalam keadaan normal pun teknologi memungkinkan kita untuk bekerja dari mana saja. Dan dengan kemacetan lalu lintas yang semakin tinggi di berbagai kota, bekerja dari rumah berpotensi membuat Anda dan Tim Anda punya waktu lebih banyak. Selain itu bisa jadi anggota tim dengan keahlian yang dibutuhkan adanya di luar kota atau di luar negeri, kemampuan memimpin team secara jarak jauh memungkinkan kita untuk bekerja dengan orang-orang terbaik dimanapun mereka berada.

Kita mengenal MBWA atau Management by Wandering Around, yang dipopulerkan oleh Tom Peters di buku In Search of Excellence. MBWA membuat leader tau apa yang terjadi di lapangan, dapat memfasilitasi peningkatan motivasi pegawai, membangun sense of purpose, serta meningkatkan produktivitas. Jokowi menerapkan MBWA ini dengan cara blusukan.

Bagaimana bila kita memimpin dari jarak jauh, ketika kita tidak bisa melihat tim kita bekerja, tidak lagi bisa berpapasan dikoridor dan bertukar pikiran ? Semuanya perlu direncanakan secara khusus. 5 Kiat berikut ini pernah saya praktekannya ketika saya mendapat penugasan Internasional dan berdomisili di Singapura. Dengan anggota tim yang tersebar di berbagai negara di Kawasan ASEAN dan Asia Selatan, kiat-kiat di bawah ini membantu kami untuk memimpin dengan efektif.

Berikut ini adalah 5 kiat, memimpin dari jarak jauh.

1. Kejelasan Tujuan

Untuk menghasilkan output yang prima dari tim yang bekerja dari tempat yang tersebar, mengharuskan Anda untuk memastikan seluruh tim mengerti dan menghayati tujuan organisasi, tujuan tim dan tujuan masing-masing anggota team. Dan bagaimana keterkaitan antara ketiganya. Pemahaman tentang hal tersebut membuat tim tetap dapat bergerak kearah yang sama meskipun berjauhan.

2. Kejelasan Proses

Selain kejelasan tujuan akhir, anggota tim pun perlu tau proses menuju kesana. Sebagai ilustrasi bila kita ingin menurunkan berat badan 5 kg, maka proses menuju kesana diantaranya adalah menentukan berapa asupan kalori setiap hari yang dibutuhkan dan berapa jumlah kalori yang harus kita bakar melalui olah raga setiap hari dan seterusnya. Sepakati bersama team proses menuju ke tujuan yang telah ditentukan.

3. Tetap melakukan Coaching secara teratur

Memiliki team yang bekerja ditempat yang berbeda, tidak menghapus kewajiban untuk mengembangkan kemampuan tim kita dan mendukung sukses mereka melalui proses coaching. Ketika bekerja bersama di satu tempat, kita bisa melihat tim kita bekerja atau berpapasan di koridor, yang mentriger proses coaching. Ketika bekerja secara jarak jauh, proses coaching perlu direncanakan secara khusus.

Berikut ini adalah 8 langkah coaching yang dapat diterapkan :

8 Steps of Coaching

Didalam melakukan coaching, pastikan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan adalah pertanyaan terbuka, yang mendorong tim untuk berpikir secara mendalam. Pastikan kita kurangi pemberian instruksi dan lebih banyak mendengar dan memfasilitasi munculnya solusi yang berasal dari tim. Ini akan meningkatkan keterlibatan dan rasa memiliki.

4. Bangun Komunikasi yang baik antar individu dan secara bersama sebagai team

Agar rasa saling percaya dan kerjasama team dapat berjalan dengan baik, komunikasi baik one-on-one maupun Bersama-sama perlu dibangun. Jadwalkan diskusi one-on-one dan secara tim setidak nya seminggu sekali. Didalam vid-con team tersebut, bahas perkembangan pencapaian tujuan, serta perkembangan proses menuju tujuan tersebut. Selain hal-hal yang bersifat bisnis, sediakan waktu untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan dan kesejahteraan anggota. Buka akses seluas-luasnya pada tim Anda untuk bisa berkomunikasi dan mendapatkan dukungan yang dibutuhkan.

5. Gunakan Tools yang tepat

Saat ini tersedia banyak tools yang dapat membantu kerjasama dan kolaborasi jarak jauh. Pelajari tools tersebut dan gunakan tools yang paling tepat sesuai tujuannya.

          1. Synchronous communication: Sebuat alat percakapan yang memungkinkan Anda untuk mempunyai hubungan konstan, real-time dengan anggota team.
          2. Digital workspace: Sebuah ruang bekerja bersama, seperti Trello, sehingga Anda bisa melihat kemajuan proyek dan penugasan. Anda bisa melihat siapa melakukan apa dan sudah sejauh mana prosesnya.
          3. Video meeting space: Video yang terintegrasi seperti Zoom yang memungkinkan pertemuan secara digital.
          4. Open document storage: Tempat penyimpanan dokumen bersama berbasis cloud, dimana setiap anggota team dapat mengakses file yang dibutuhkan.
          5. A common calendar: Kalender team yang menunjukkan jadwal tenggat waktu proyek, jadwal rapat, jadwal cuti anggota team, yang bisa dilihat oleh semua anggota team.

Kemampuan untuk memimpin team secara jarak jauh perlu di asah, dan akan berguna bukan hanya selama covid-19 tetapi juga untuk selanjutnya. Banyak generasi millennials meninginkan fleksibilitas didalam bekerja. Selain itu, tenaga kerja yang terbaik yang kita butuhkan bisa jadi ada dikota/negara yang berbeda. Karenanya, bila kita punya kemampuan yang baik didalam memimpin team secara jarak jauh, kita pun menjadi lebih fleksibel dan sukses.

Selamat mempraktekkan.

 

Salam hangat penuh semangat