5 Tips for Communicating Effectively 6 July 2020 – Posted in: Bagi Pengalaman, Ide, Inspirasi, Tips – Tags: , , , ,

By: Betti Alisjahbana

Komunikasi adalah pondasi sukses personal dan professional. Di dalam keluarga, kerukunan dapat tercapai bila kita bisa berkomunikasi dengan baik. Kerjasama tim memerlukan komunikasi yang efektif agar dapat saling memahami dan saling mendukung. Komunikasi adalah pusat nadi manajemen di setiap tingkat. Tanpa ketrampilan berkomunikasi, seorang pemimpin akan sulit mengemukakan pemikiran, membangkitkan motivasi dan menginspriasi.

Sebuah penelitian menyatakan 70% kesalahan di dunia kerja adalah akibat dari komunikasi yang buruk. Kegagalan komunikasi dapat berakibat pada salah paham dan timbulnya kecurigaan. Karenanya penting sekali kita semua meningkatkan ketrampilan komunikasi.

Berikut ini adalah 5 kiat untuk berkomunikasi dengan efektif :

1. Pahami Prinsip Dasar Komunikasi

Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi. Sering kita berpikir bahwa hanya ketika kita bicara kita berkomunikasi. Padahal, ketika kita tidak sedang berbicarapun, tanpa disadari bahasa tubuh kita menyampaikan suatu pesan. Misalnya saja Budi hadir di sebuah pertemuan. Sementara yang lain antusias mendiskusikan topik bahasan, Budi diam di pojok dengan pandangan keluar ruangan. Orang yang melihat Budi akan segera sadar dan menyimpulkan bahwa Budi tidak sedang memikirkan hal lain di luar topik bahasan.

Didalam berkomunikasi ada 4 bagian penting yang sangat menentukan kualitas komunikasi, yaitu :

    • Audiens : siapa, dan seperti apa karakternya. Apa yang menjadi perhatiannya. Ketika kita berkomunikasi, kita perlu mendesain cara berkomunikasi kita sesuai dengan apa yang ingin dihasilkan disisi Audiens : Pikiran, Perasaan dan Langkah.
      Contohnya, ketika saya ingin mengajak seorang rekan untuk bekerjasama dalam suatu insiatif, saya ingin rekan ini berpikir bahwa kerjasama ini adalah sesuatu yang baik, saya ingin bahwa rekan tersebut merasa dihargai, percaya pada saya dan bersemangat untuk menyambut ajakan kerjasama dalam inisiatif baru ini. Setelah berpikir positif dan merasa posisif terhadap selanjutnya saya juga ingin rekan ini akan mengambil langkah yang diperlukan untuk merealisasikan ajakan kerjasama ini.
      Atas dasar itu, maka desain komunikasi saya harus dibuat sedemikan rupa disesuaikam dengan audiens, yaitu rekan saya itu agar tercapai pikiran, perasaan dan langkah yang diharapkan.

    • Pesan : Sebuah pesan tidak hanya ditentukan oleh isi pesan, tetapi juga sangat ditentukan oleh cara kita menyampaikan pesan tersebut. Bagaimana tone nya serta ekspresi visual. Pastikan tone dan ekspresi visual menunjang pesan yang disampaikan.
  •  
    • Konteks : Termasuk dalam konteks ini adalah hubungan kita dengan audiens, lokasi komunikasi dan waktunya. Contohnya bila saya ingin memberikan masukan berupa kritik kepada anggota tim pastikan waktu dan tempatnya tepat. Jangan sampaikan kritik ketika anggota tim tersebut sedang sibuk menyelesaikan pekerjaan dengan tenggat waktu yang sudah sangat mendesak. Jangan juga memberikan masukan yang sifatnya kritik didepan orang banyak.
  •  
    • Mendengarkan : Mendengarkan adalah bagian yang sangat penting dalam berkomunikasi, meski demikian kita tidak pernah diajari cara mendengarkan. Untuk memahami situasi secara untuh, kita perlu bisa mendengar dengan telinga, mata dan hati agar bisa berempati, dan bisa melihat dan merasakan sesuatu dari sudut pandang audiens.

2. Komunikasi Dimulai dengan Menjadi Pendengar yang Baik

Komunikasi yang berhasil dimulai dengan mendengarkan dengan baik. Mendengarkan dengan baik adalah elemen dasar untuk mengerti jalan pikiran lawan bicara serta situasi yang sedang dihadapinya, sehingga nantinya Anda dapat memilih cara terbaik didalam berkomunikasi.

Menjadi pendengar yang baik membutuhkan upaya dan latihan khusus. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa digunakan untuk dapat mendengarkan dengan baik :

Fokus dan berikan perhatian penuh.
Pusatkan perhatian pada lawan bicara, sehingga dia merasa bahwa kita telah memblok seluruh waktu kita untuk kepentingannya. Kelola Bahasa tubuh untuk mempertegas bahwa kita mendengarkan dengan aktif. Hadapkan badan dan muka Anda pada lawan bicara dan jaga kontak mata. Jaga jangan sampai Anda terdistraksi oleh pikiran, perasaan dan bias pribadi Anda.

Yakinkan Anda tetap terbuka pada pendapat yang berbeda (open mind).
Dengarkan dengan tanpa menghakimi. Juga dengarkan tanpa melompat pada kesimpulan.
Anda perlu sabar dan menahan diri untuk tidak memotong pembicaraan, agar bisa menangkap keseluruhan pesan yang disampaikan. Ajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap. Klarifikasi hal-hal yang belum jelas. Simpulkan dan paraphrase untuk memberikan kesempatan lawan bicara memperbaiki apabila yang kita tangkap belum sesuai dengan yang dimaksudkan.

Perhatikan juga apa yang tidak dikatakan (pesan non verbal).
Perhatikan ekspresi lawan bicara, apakah dia bersemangat, antusias atau sedih, Lelah ? Tempatkan diri Anda pada posisi lawan bicara untuk bisa memahami pesan yang disampaikan sesuai dengan situasi yang sedang dihadapi oleh lawan bicara kita. Perhatikan juga Bahasa tubuh serta pesan yang tersirat.

3. Enam C dalam memberikan Informasi dengan Baik

Enam C dalam memberikan Informasi dengan Baik

Didalam menyampaikan pesan, gunakan 6 C ini sebagai patokan :
Clear : Gunakan bahasa dan kata-kata yang dimengerti oleh lawan bicara, serta kalimat-kalimat yang singkat.
Concise : Sampaikan inti pesan dengan tidak bertele-tele.
Complete : Sampaikan semua fakta-fakta pentingnya. Jawab semua pertanyaan yang diajukan.
Courteus : Gunakan kata-kata yang positif dan sopan yang menunjukkan Anda menghargai lawan bicara Anda.
Correct : Pastikan bahwa fakta-fakta yang Anda sampaikan adalah benar. Pastikan semua bilangan dan penjumlahan adalah benar.
Concrete : Berikan contoh yang konkrit untuk memudahkan pemahaman. Gunakan ilustrasi dan metafora agar penjelasan Anda lebih konkrit.

Ada perbedaan yang sangat besar antara berbicara dan dimengerti. Pembicara yang baik tahu pentingnya mendengarkan untuk dapat menyampaikan pesan dengan baik sehingga bias dipahami dan diterima dengan baik oleh audiens nya. Komunikasi yang baik bukan tentang membuat apa yang disampaikan terdengar baik, tapi tentang bagaimana pesan yang disampaikan jelas bagi pihak lain.

4. Perhatikan Bahasa non Verbal

Bahasa non verbal menyampaikan pesan yang sangat kuat. Yakinkan bahwa volume dan intonasi Anda menunjang pesan yang ingin Anda sampaikan. Demikian pula pastikan bahasa tubuh serta visualisasi yang disampaikan menunjang pesan yang disampaikan. Posisi duduk yang condong ke depan mendekati lawan bicara memberikan penekanan yang lebih baik. Apabila berdiri, berdirilah dengan tegak. Mata yang terbuka lebar serta gerakan tangan akan menambah kesan yang baik.

5. Buat orang lain merasa penting dan lakukan itu dengan tulus

Apabila Anda ingin menjadi orang yang penting bagi orang lain, kita harus membuat orang lain merasa penting terlebih dahulu. Merasa penting adalah keinginan mendasar manusia, kita perlu memenuhi keinginan tersebut pada orang lain. Menghormati orang lain berlaku tidak hanya pada atasan atau klien saja, tetapi kepada semua orang. Orang 100 kali lebih tertarik pada diri mereka dan masalah yang dihadapinya, dibandingkan dengan pada Anda dan masalah yang Anda hadapi. Memberikan perhatian penuh pada orang lain akan sangat membantu efektivitas dalam berkomunikasi.

Upayakan mencari solusi yang win-win dibandingkan dengan berargumentasi. Cari dan pilih solusi yang menjawab kebutuhan kedua belah pihak, terlepas dari manapun usulan solusi itu berasal.

Pastikan anda tetap terbuka pada pendapat yang berbeda, dan carilah solusi terbaik termasuk bila solusi itu datangnya dari orang lain. Pastikan bahwa reputasi dan harga diri semua pihak tertap terjaga, agar solusi yang dipilih mendapat dukungan dari semua pihak.

Sebagian besar waktu kita digunakan untuk berkomunikasi, baik di dalam pekerjaan maupun di keluarga dan dikegiatan sosial. Karenanya, bila kita bisa berkomunikasi dengan baik kita dapat lebih sukses diberbagai bidang. Ketrampilan komunikasi memungkinkan kita mendapatkan dukungan yang dibutuhkan, mencari solusi yang terbaik terlepas dari siapapun yang mengusulkannya. Dengan komunikasi yang baik, kita pun dapat mempengaruhi dan membangkitkan inspirasi. Dan kabar baiknya, berkomunikasi dengan baik dapat dipelajari dan dilatih. Jadi tunggu apalagi.

 

Salam hangat penuh semangat.