5 Kiat Memberi dan Menerima Masukan 6 June 2020 – Posted in: Bagi Pengalaman, Ide, Inspirasi, Tips – Tags: , ,

By: Betti Alisjahbana

Memberi dan menerima masukan adalah bagian yang penting dari proses tumbuh menjadi lebih baik, Masukan juga penting agar kita ada di rel yang benar menuju tujuan. Memberi dan menerima masukan perlu dipelajari caranya agar masukan tersebut didengar, dimengerti dan diterima dengan baik.
Seorang leader perlu punya ketrampilan memberikan dan menerima masukan agar dia dan timnya bisa berkembang dan sukses. Meskipun sangat penting, banyak orang merasa ewuh-pawuh dan takut menyinggung ketika memberikan masukannya, karenanya cenderung didiamkan saja ketika ada hal yang sebetulnya bisa dilakukan dengan lebih baik lagi. Akibatnya tim kita menjadi kurang berkembang sesuai potensinya.
Dalam perjalanan karir, saya merasa pertumbuhan saya paling cepat terjadi ketika atasan saya orang Amerika. Dia rajin memberikan masukan, dan caranya memberikan masukan sangat baik dan efektif, sehingga saya tidak tersinggung malah bersemangat untuk memperbaiki diri.
Berikut ini adalah 5 kiat memberikan masukan :

1. Fokus pada perbuatan seseorang bukan pada kepribadiannya

Secara umum orang tidak suka dikritik dan sering merasa diserang dan tersinggung ketika diberi masukan. Karenanya, pastikan fokus kita dalam memberikan masukan adalah pada apa yang dilakukan, bukan pada orang yang melakukan. Jadi ketika Ari beberapa kali terlambat hadir pada rapat, maka fokus masukan kita adalah pada keterlambatan tersebut. Jadi contoh masukannya adalah :
“Ari, saya perhatikan sudah dua kali Anda terlambat hadir pada rapat mingguan, sebagai akibatnya, peserta rapat yang lain harus menunggu.”

Masukan seperti ini jelas dan dapat diindak lanjuti, karena fokusnya pada perilaku terlambat hadir rapat. Bandingkan bila masukannya adalah :
“Ari, Anda orang yang ngaret, selalu terlambat hadir dirapat.”
Kalimat “Anda orang yang ngaret, selalu terlambat hadir dirapat” melabeli Ari, sehingga cenderung menyinggung perasaan. Selain itu kata-kata “selalu terlambat hadir dirapat” juga tidak akurat, karena bisa jadi Ari pernah datang tepat waktu. Masukan seperti ini tidak effektif.

2. Jelaskan dampak nya

Seringkali seseorang melakukan sesuatu yang kurang baik karena tidak menyadari bahwa perbuatanya tesebut merugikan pihak lain. Ketika yang bersangkutan sadar bahwa orang lain dirugikan, akan membantu yang bersangkutan untuk memperbaiki.
Contoh : “Rudy, laporan penyelesaian project yang Anda buat, karena tertunda 3 hari mengakibatkan pembayaran dari pelanggan tidak bisa dilakukan pada bulan ini dan harus menunggu sampai bulan depan, ini sangat berpengaruh pada cashflow perusahaan.”

3. Spesifik

Tujuan memberikan masukan adalah agar orang yang kita beri masukan dapat memberbaikinya sehingga dia akan lebih maju dalam pekerjaan dan karirnya. Karenanya, sebuah masukan hendaknya spesifik agar dapat ditindak lanjuti. Spesifik kapan kejadiannya dan spesifik perbuatan apa dibahas dalam hal ini. Contohnya : “Anie, dalam pembahasan dengan direktur keuangan klien kita tadi pagi saya perhatikan Anda menggunakan data-data pelanggan yang tidak up-to-date, sehingga ibu Direktur Keuangan meragukan keseriusan kita menggarap proyek ini. Apa yang akan Anda lakukan agar situasinya bisa menjadi lebih baik ?”

4. Tepat Waktu

Masukan, agar dapat ditindak lanjuti hendaknya diberikan tidak jauh dari waktu kejadiannya. Dengan demikian kejadian tersebut masih segar dalam ingatan yang bersangkutan dan dapat segera ditindak lanjuti. Salah seorang manager ada yang menunggu hingga waktu formal evaluasi untuk memberikan masukan. Ketika ini dilakukan, bisa jadi yang bersangkutan sudah lupa kejadiannya dan bisa jadi juga perbuatan yang sama telah diulanginya lagi dan sudah menjadi kebiasaan, karena yang bersangkutan menganggap perbuatan tersebut diperbolehkan. Memberikan masukan segera setelah kejadian membuat pelaku dapat segera memperbaiki dan bisa kembali ke rel yang benar.

5. Beri masukan dengan teratur, yang sifatnya pujian dan yang kritikan.

Secara umum manusia suka di puji dan tidak suka dikritik. Pujian dan kritikan keduanya diperlukan.

Pujian diperlukan agar pelakunya tau bahwa dia telah melakukan hal yang baik dan terpacu untuk melakukannya kembali. Pujian juga membuat seseorang gembira dan semangat bekerja.

Kritikan diperlukan agar seseorang segera tau bila ada yang belum baik dan dapat segera memperbaikinya. Dengan demikian yang bersangkutan akan tumbuh menjadi orang yang sukses dalam pekerjaan dan karirnya.

Bila kita secara teratur memuji dan mengritik, maka tim kita akan merasa bahwa kita memang peduli, sehingga masukan-masukan kita dapat diterima dengan baik. Memberikan masukan yang sifatnya pujian pun berlaku prinsip yang sama, yaitu : Fokus pada perbuatan bukan kepribadiannya, jelaskan dampaknya, spesifik dan tepat waktu. Contoh pujian yang baik adalah : “Susi, laporan penyelesaian proyek yang Anda buat bagus sekali, sistematikanya baik, datanya lengkap dan akurat, serta disampaikan sebelum batas waktu, sehingga klien kita melihat kita sangat profesional dan segera melakukan pembayaran.”

Saya telah menyampaikan 5 kiat memberikan masukan. Kitapun kadang-kadang mendapat masukan, baik pujian maupun kritik. Pastikan kita terbuka terhadap kritik, karena tidak ada orang yang sempurna. Justru ketika seseorang memberikan kritik, adalah kesempatan bagi kita untuk menjadi lebih baik lagi.
Ketika mendapat kritikan, pastikan bahwa citra diri kita tetap positif dan dengarkan dengan baik. Jangan berpikir apa yang akan kita katakan untuk menjawabnya, dengarkan saja. Selami maksud pengritik sehingga kita akan mengetahui bagaimana sebaiknya menghadapi informasi tersebut. Ajukan pertanyaan sampai kita mengerti apa yang pengritik coba katakan. Kita tidak bisa mengubah apa yang telah terjadi, karenanya fokus kedepan, apa yang akan dilakukan untuk memperbaikinya. Terbuka terhadap kritikan membuat kita bisa lebih baik dan lebih sukses dalam karir dan kehidupan.
Selamat memberi dan menerim kritik.


Salam hangat penuh semangat
Betti Alisjahbana