5 Kiat Menentukan Prioritas dan Mengelola Waktu 3 June 2020 – Posted in: Bagi Pengalaman, Ide, Inspirasi – Tags: , ,

By: Betti Alisjahbana

Banyak orang merasa tuntutan pekerjaan begitu tinggi. Bekerja seakan tidak ada hentinya, dan setelah semua itu dilakukan hasilnya tidak memuaskan. Tidak mengherankan karenanya, sebuah survey mengatakan bahwa 46% dari stress penyebabnya terkait pekerjaan. Beban pekerjaan terus meningkat dan pada saat yang sama Anda diminta untuk bisa beradaptasi dengan lingkungan yang berubah.
Seorang teman mengeluh, merasa setelah bekerja ekstra keras, bahkan mengorbankan waktu untuk keluarga, tetapi pada saat evaluasi, managernya menilai dia tidak mencapai KPI yang telah ditetapkan. Dia dianggap telah keluar dari rel, sehingga tidak mencapai tujuan.

5 kiat di bawah ini akan membantu Anda untuk kembali ke rel yang benar, sehingga sasaran tercapai dan kepuasan terhadap pekerjaan menjadi lebih tinggi.

1. Pertajam Misi Anda

Pertama-tama kenali kepribadian Anda serta kemampuan/ketrampilan yang Anda miliki. Mengenali siapa Anda serta bakat-bakat yang Anda miliki, akan membebaskan Anda dari kewajiban untuk menjadi seseorang yang bukan Anda. Akan lebih baik untuk bekerja dengan gaya dan bakat-bakat Anda dibandingkan dengan melakukan hal yang berlawanan.

Setelah mengenali siapa Anda serta bakat-bakat yang Anda miliki, selanjutnya kenali apa misi hidup Anda, mengapa Anda mengerjakan apa yang Anda kerjakan. Ketika Anda mempunyai kejelasan bahwa apa yang anda kerjakan sesuai dengan panggilan, maka Anda akan merasakan momentum yang membuat Anda terus melangkah meski dihadapkan pada tantangan-tantangan. Ini juga akan membantu Anda untuk menentukan prioritas yang sebenarnya, sesuai dengan gambar besar hidup Anda, dan tidak terjebak pada hal-hal yang sepertinya mendesak, padahal tidak membantu Anda mencapai tujuan.

Pertanyaan selanjutnya adalah siapa yang Anda layani. Pertanyaan ini akan membantu Anda untuk menjawab, bagaimana cara terbaik untuk melayani mereka. Contohnya bila Anda adalah seorang IT programmer dan yang Anda layani adalah pengguna di internal perusahaan, maka hal-hal yang tidak membantu Anda melayani pengguna jasa bukanlah hal yang prioritasnya tinggi. Sebaliknya mengikuti pelatihan pemrograman tingkat advance akan membantu Anda melayani pengguna Anda dan sebaiknya ada dalam priortias yang lebih tinggi. Ketika jelas bagi Anda siapa yang Anda layani dan bagaimana cara terbaik untuk melayani mereka, maka menentukan priortias menjadi lebih mudah.

2. Gunakan Eisenhower Matrix untuk mengelola waktu

Setelah misi jelas, Anda dapat menggunakan Esienhower Matrix untuk menentukan mana yang penting dan mana yang mendesak. Setiap saat ada banyak tugas yang harus kita kerjakan. Begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan, seringkali kita merasa terdesak untuk langsung bekerja tanpa menentuan prioritas. Eisenhower Matrix dapat membantu agar sumber daya yang sangat terbatas dapat digunakan dengan se efektif mungkin.

Eisenhower Matrix

Secara vertikal kita membagi pekerjaan menjadi kolom penting dan kolom tidak penting. Merujuk pada misi yang telah dipertajam tadi, hal-hal yang selaras dengan misi kita adalah penting. Sementara hal-hal yang tidak selaras dengan misi adalah kurang penting.

Secara horisonal kita membagi pekerjaan pada kategori mendesak dan tidak mendesak. Pekerjaan yang mendesak tenggat waktunya pendek.

Dengan cara ini kita akan mendapatkan 4 kuadran sbb :

Kuadran 1, Penting dan Mendesak : Lakukan segera.
Yang ada di kuadran ini adalah hal-hal yang harus segera dilakukan agar tidak terjadi konsekuensi negatif. Contohnya krisis, proyek yang sudah menjelang batas waktu, emergensi kesehatan.

Kuadran 2, Penting Tidak Mendesak : Jadwalkan untuk dikerjakan.
Anda perlu menginvestasikan sebagian besar waktu Anda di kuadran ini. Pekerjaan di kuadran ini sejalan dengan misi dan tujuan jangka panjang Anda, contohnya meningkatkan kemampuan di pekerjaan, membangun hubungan baik dengan pihak yang Anda layani, melakukan perencanaan kerja, melakukan hal-hal sesuai dengan KPI Anda, olah raga secara rutin dan makan-makanan yang sehat.

Kuadran 3, Kurang Penting Mendesak : Delegasikan.
Dalam kategori ini adalah ketika seseorang meminta Anda melakukan sesuatu yang tidak memberikan manfaat pada Anda atau tidak membantu Anda mencapai tujuan Anda. Contohnya interupsi telpon atau e-mail ketika Anda sedang mengerjakan hal-hal yang penting. Delegasikan pekerjaan ini.

Kuadran 4 : Tidak Penting dan Tidak Mendesak.
Pekerjaan yang ada di kuadran ini adalah pekerjaan sia-sia yang perlu dihindari. Bila Anda berhasil melakukannya, maka Anda bisa menggunakan waktunya untuk mengerjakan hal-hal di kuadran 2. Beberapa contoh : e-mail spam, membaca WA di group yang berisi pesan terusan yang tidak diperiksa kebenarannya.

3. Gunakan To Do List

Masukkan kegiatan yang ada di Kuadran 1 dan Kuadran 2 kedalam daftar kerja ( to do list). Saya biasanya membuat daftar kerja ini dipagi hari sebelum jam kerja di mulai. Kerjakan hal-hal dari kuadran 1 (Penting dan Mendesak) segera.
Dari pekerjaan yang ada di kuadran 2 (Penting, Tidak Mendesak), dahulukan pekerjaan yang dampak nya besar namun upaya yang dibutuhkan kecil. Mendahulukan hal-hal yang dampak nya besar dan upaya yang dibutuhkan kecil akan membuat Anda cepat merasakan hasil pekerjaan dan membuat Anda lebih semangat lagi. Hal-hal yang sudah selesai Anda kerjakan dapat Anda contreng. Bagi saya kegiatan mencontreng ini sangat menyenangkan, karena membuat saya merasa, produktif bekerja.

4. Kerjakan tugas sebelum menjadi mendesak

Ketika tugas sudah menjadi mendesak, biasanya kita akan terburu-buru, membuat stres, dan biayanya pun menjadi lebih mahal ketika kita membutuhkan jasa jasa penunjang. Karenanya, kerjakan tugas sebelum menjadi mendesak dengan cara :

          • Tandai tenggat waktu tugas tersebut di jadwal Anda.
          • Rahasia untuk menyelesaikan pekerjaan pada waktunya adalah dengan memulai mengerjakannya. Rahasia untuk memulai pekerjaan adalah dengan membagi pekerjaan besar yang membuat Anda kewalahan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga bisa lebih mudah dikerjakan. Memulai pekerjaan kecil lebih mudah dibandingkan dengan memulai pekerjaan besar. Ketika Anda sudah memulai, biasanya Anda mendapatkan momentum untuk terus mengerjakan hingga selesai.

5. Review Prioritas dan Hasil kerja anda setiap minggu

Seminggu sekali, alokasikan waktu untuk mereviu prioritas dan hasil kerja Anda. Orang yang efektif menggunakan sebagian besar waktunya mengerjakan pekerjaan di kuadran 2 (Penting, Tidak Mendesak). Bila sebagian besar waktu Anda masih mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang mendesak, buat analisa apa penyebabnya, dan cari solusinya, agar Anda menjadi lebih efektif, mengurangi stres yang tidak perlu dan Anda merasa lebih puas dengan diri Anda.

Bagaimana kita menggunakan waktu menentukan keberhasilan kita. Bagaimana kita menggunakan waktu menentukan tercapainya misi dan kepuasan kita. Selamat menentuukan prioritas dan mengelola waktu.

Salam hangat penuh semangat

Betti Alisjahbana